Du kender det sikkert godt. Du har længe været frustreret over, at du ikke følte, du havde overblik over de opgaver, du skulle løse. Og endelig har du besluttet dig for, at NU skal der gøres noget ved det.

Så du vælger at begynde at skrive opgaverne ind i Opgaver-sektionen i Outlook, så du kan blive mindet om dem, når de er ved at nærme sig deadline.

I starten har du de bedste intentioner, men alligevel ender det med, at du har en blodrød opgaveliste med opgaver, der er gået over deadline. Det kan enten være fordi, du ikke har fået taget dig af dem, eller simpelthen fordi du ikke holdt opgavelisten opdateret og derfor ikke har fået markeret de opgaver, du har løst, som fuldførte.

Problemet er, at du har brugt Outlooks opgaveliste sådan, som den virker med standardindstillingerne, og at du ikke har haft nogen klar strategi for, hvordan du skulle håndtere og prioritere dine opgaver, endsige sørget for at holde opgavelisten regelmæssigt opdateret.

For uanset hvor meget du sætter Outlook til at minde dig om snarligt forfaldne opgaver, og uanset hvor meget du automatiserer tingene, så kræver enhver opgaveliste, at du løbende gennemgår den. Og derudover prioriterer de opgaver, der er på den - eller justerer prioriteringerne baseret på udviklingen i dine andre opgaver, eller hvad der nu måtte have indflydelse på dine prioriteringer.

Det handler om prioritering
En nem måde at prioritere sine opgaver på er ved hjælp af de farvede kategorier, der er indbygget i Outlook.

Men inden du bare benytter de standardfarver, der findes i Outlook 2007 og 2010, kan du med fordel drage nytte af en gammel og meget velafprøvet metode, der stammer helt tilbage fra Anden Verdenskrig.

Denne metode har samtidig den fordel, at alt efter hvilken kategori man har valgt, kan man forudsige noget om størrelsen af opgaven!

Til prioritering af opgaverne kan du dermed med fordel anvende den såkaldte Eisenhower-model, der blev "opfundet", da General Eisenhower skulle planlægge den afgørende og storstilede, allierede invasion af Normandiet på D-dagen i 1944.

Der var tusindvis af opgaver, der skulle prioriteres og planlægges. Blev en eneste opgave tabt på gulvet, kunne det i værste fald betyde total fiasko for angrebet, og at endnu flere menneskeliv ville gå tabt under invasionen. Så derfor var Eisenhower og hans stab nødt til at prioritere hver enkelt opgave meget nøje i forhold til dens vigtighed for invasionens succes.

Til det formål opfandt han - eller et lyst hoved i hans stab - en meget simpel model, der fik navn efter Eisenhower og sidenhen har dannet grundlag for alverdens management-firmaers undervisning i opgavestyring.

Den overvejende fordel ved Eisenhower-modellen er, at den er meget simpel og let at forstå, da den kun er delt op på to sorteringskriterier: Hvor vigtig opgaven er, og hvor hurtigt den skal løses.

Selve prioriteringen ender med at blive en afvejning af de to kriterier og grundlæggende set, handler udvælgelsen om at opprioritere de opgaver, der skal løses for at nå et konkret mål inden for den givne tidsramme. Det kan eksempelvis være at færdiggøre et projekt eller overholde en deadline.

Det giver fire forskellige kategorier, som alle opgaver nødvendigvis skal passe ind i: Haster og vigtig, haster ikke, men vigtig, haster, men ikke vigtig og haster ikke og er ikke vigtig.